Friday, March 3, 2017

Pengertian Surat yang Baik dan Benar

loading...


Salam Pembaca, Semoga Anda sehat selalu.
Sebelumnya saya pernah menulis artikel mengenai Pengertian Surat secara singkat. Kali ini saya ingin memberikan penjelasan mengenai pengertian surat lebih dalam lagi, karena keinginan saya untuk mengetahui sarana komunikasi tertulis ini (Surat) sangat luas dari yang dibayangkan. Surat tidak hanya ditulis dan diinformasikan kepada seseorang begitu saja, namun harus memperhatikan syarat dasar dalam membuat surat yang baik. Bagaimana cara menulis surat, penguasaan materi yang akan dikomunikasikan, pengetahuan tentang teknik korespondensi dan sebagainya.

Dalam kehidupan sehari-hari Anda bergaul dengan sesama Anda. Dalam kedudukan Anda sebagai pegawai suatu instansi, Anda bergaul dengan pegawai yang lain dan dengan pemimpin Anda. Dalam kedudukan Anda sebagai anggota masyarakat, Anda akan bergaul dengan tetangga, dengan ketua RT, dengan ketua RW, lurah dan sebagainya. Dalam kedudukannya sebagai anggota suatu keluarga, Anda akan bergaul dengan saudara-saudara dan kedua orangtua Anda. Demikian pula, dalam rangka menjamin lancarnya suatu pemerintahan, suatu instansi atau departemen akan berkomunikasi dengan instansi atau departemen yang lain karena kedua belah pihak saling memerlukan. Dalam dunia bisnis dan dunia ekonomi terjadi peristiwa yang sama. Berbagai perusahaan akan saling mengisi dan saling memesan barang yang diproduksi perusahaan lain dan sebagainya.

Dalam pergaulan seperti disebutkan di atas, manusia tidak akan terlepas dari saling memberikan informasi, baik secara lisan maupun tertulis. Pemberian informasi melalui telepon, radio, dan melalui televisi masih tergolong kedalam pemberian informasi secara lsan. Adapun sarana komunikasi tertulis yang biasa digunakan dalam aktivitas di atas adalah...? Yap! Benar sekali jawabannya adalah Surat. Surat adalah sarana komunikasi tertulis. Sedangkan teknik membuat dan berkomunikasi dengan surat dalam kegiatan perkantoran disebut korespondensi. Jadi Anda harus paham pengertian Surat dan Korespondensi.


Ayo kita lihat lebih dalam lagi, apa pengertian dari korespondensi dan surat tadi.

Pengertian Korespondensi dan Surat

Korespondensi dalam kegiatan perkantoran diartikan sebagai teknik membuat surat dan berkomunikasi dengan surat. Sebagaimana diketahui komunikasi yang diartikan sebagai proses penyampaian warta atau transfer informasi dari satu pihak kepada pihak lain yang dapat dilakukan dengan lisan, tulisan, gambar, lambang isyarat, atau tanda-tanda yang lain.
Baca juga: Kumpulan Surat Lengkap

Sedangkan pengertian surat menurut E. Zaenal Arifin (1996:2) memberikan batasan: Surat adalah salah satu sarana komunikasi tertulis untuk menyampaikan pesan dari satu pihak (orang, instansi, atau organisasi) kepada pihak lain (orang, instansi, atau organisasi).

Apabila surat dari satu pihak kepada pihak lain itu berisi informasi yang menyangkut kepentingan tugas dan kegiatan instansi yang bersangkutan, surat semacam itu disebut surat dinas atau surat resmi.

Rumusan lain mengenai pengertian surat bisa saja kita jumpai, misalnya surat diartikan sebagai sehelai kertas yang memuat bahan komunikasi tertulis dari seseorang ditujukan kepada orang lain atau pihak lain.

Rumusan-rumusan lain mengenai pengertian surat tentu saja masih banyak, dan dalam hal ini tentu saja menguntungkan bagi siapapun yang mendalami korespondensi, karena masing-masing pengertian itu saling melengkapi.

Tujuan Umum Surat

Dalam setiap proses komunikasi pasti mengirim pesan atau informasi selalu mengharap informasi yang dikirimkan dapat sampai ke penerima, dan mengharap si penerima mengerti atau memahami. Bila dikehendaki oleh si pengirim selanjutnya diharapkan penerima akan melakukan langkah tertentu sesuai dengan yang dikehendaki. Dengan kata lain, tujuan umum setiap surat yang ditulis oleh pengirimnya adalah mengharap reaksi yang timbul dari pembacanya tepat seperti yang diharapkan.

Fungsi Surat Dinas

Secara umum fungsi surat adalah sebagai alat komunikasi tertulis untuk menyampaikan pesan atau informasi. Akan tetapi secara khusus fungsi surat dapat disebut sebagai berikut:
  1. Surat dinas sebagai duta atau wakil penulis untuk berhadapan dengan lawan bicaranya. Oleh karena itu, isi surat merupakan gambaran mentalis pengirimnya.
  2. Surat dinas sebagai alat pengingat karena surat dapat diarsipkan dan dapat dilihat lagi jika diperlukan.
  3. Surat dinas sebagai pedoman kerja, seperti surat keputusan atau surat instruksi.
  4. Surat dinas sebagai bukti tertulis hitam di atas putih, terutama surat-surat perjanjian.
  5. Surat dinas sebagai alat bukti tentang yang dikomunikasikan, yang selanjutnya sebagai bukti sejarah, seperti pada surat-surat tentang perubahan dan perkembangan suatu instansi, yuridis, dan administrative.


Nah, bagaimana, apakah Anda sudah mengerti pengertian dari surat dan juga korespondensi?.
Semoga artikel yang saya tulis mengenai pengertian surat ini dapat memberikan anda pemahaman yang baik mengenai surat. Namun Kiranya perlu kita cermati bahwa masa sekarang dan mungkin juga di masa yang akan datang, surat tidak selalu tertulis di kertas. Contohnya saja e-mail atau surat elektronik yang dibuat bukan dengan kertas. Kecenderungannya bahkan kegiatan perkantoran mengarah ke proses "paperless". Istilah "paperless" disini tentu saja bukan berarti tidak menggunakan kertas sama sekali.

Jika ada pertanyaan terkait artikel dan konten pada Blog ini, anda dapat meninggalkan komentar atau bisa menghubungi saya melalui Contacts, akan saya balas pertanyaan anda segera mungkin. Terima kasih, Semoga bermanfaat.


EmoticonEmoticon