Saturday, March 4, 2017

Bagian - Bagian Surat Yang Baik dan Benar

Salam Pembaca,
Sebelumnya saya pernah menulis artikel mengenai pengertian surat dan juga syarat surat yang baik. Namun kali ini saya menulis beberapa hal yang masih berhubungan dengan surat, yaitu bagian-bagian surat. Untuk lebih jelas langsung saja Anda lihat di bawah ini:
Salah satu hal yang ikut menentukan baik atau kurang baiknya suatu surat adalah formatnya. Yang dimaksud kan dengan format ialah surat dinas adalah tata letak atau posisi bagian-bagian surat dinas. Anda tentu telah memahami bahwa surat terdiri atas bagian-bagian surat. Berbagai cara pembagian untuk menyebutkan bagian-bagian surat. Salah satu pembagian misalnya dengan menyebutkan: bagian kepala, bagian tubuh, dan bagian kaki surat. Masing-masing bagian itu terdiri atas subbagian-subbagian.


Bagian Surat

Secara langsung bagian-bagian surat memiliki rincian sebagai berikut :

(LIHAT GAMBAR) Klik di sini ...

  1. Kepala Surat
    Kop Surat atau kepala surat adalah bagian teratas pada sebuah lembaran surat. Kop surat biasanya terdiri atas nama, alamat, dan logo dari pemilik surat yang bersangkutan. Terkadang logo juga bisa diletakkan pada bagian latar belakang surat. Kop surat ini kami buat dengan masal oleh mesin cetak offset.

  2. Tanggal Surat
    Tanggal Surat adalah tanggal kapan surat dibuat, biasanya berhubungan dengan nomor surat pada agenda surat.

  3. Nomor Surat
    Pada setiap surat dinas atau berbagai surat yang dikeluarkan instansi atau lembaga, biasanya selalu disertai dengan penomoran surat. Penulisan nomor surat tidak bisa dilakukan dengan sembarangan. Misalkan penulisan nomor surat, Nomor: 20/JE/SL/V/2015. Nomor tersebut memiliki keterangan, "20" menunjukan nomor urut surat yang biasanya diagendakan, "JE" merupakan kode divisi atau jenis surat perusahaan bisa juga diganti SP (Surat Pesanan), "SP" merupakan kode perusahaan contohnya SL (Sinar Laris), "V" merupakan bulan saat surat dibuat, dan "2015" merupakan tahun surat dibuat, namun bisa disingkat menjadi "15".

  4. Sifat Surat
    Sifat surat terdiri dari, surat rahasia, surat sangat rahasia, surat biasa, dan surat konfidental (surat yang boleh dibaca oleh pejabat yang bersangkutan).

  5. Lampiran
    merupakan dokumen tambahan yang ditambahkan (dilampirkan) ke dokumen utama. Lampiran dapat ditemukan dalam surat maupun dalam buku. Lampiran surat dapat berupa teks, seperti dokumen pendukung (misalnya daftar riwayat hidup pada surat lamaran kerja, kuitansi, kliping koran) maupun berupa gambar, seperti foto.

  6. Hal atau perihal
    Tujuan penulisan hal ini ialah untuk menunjukkan dengan segera kepada penerima surat tentang pokok-pokok isi surat. Hal atau perihal ini merupakan sari dari isi surat keseluruhan. Kalimat yang dicantumkan dalam Hal ini hendaknya singkat dan benar-benar menggambarkan keseluruhan inti surat tersebut. Contoh: Hal: Penawaran dan Perihal: Permintaan Barang

  7. Alamat dalam
    Alamat dalam adalah alamat tujuan surat disampaikan, kepada surat tersebut diberikan, biasanya tercantum jabatan penerima surat, nama instansi penerima, alamat instansi. Contoh :
    Kepada Yth.
    Kepala Sekolah
    SDN 150 Padang Jaya
    Di -
    Lais

  8. Kalimat pembuka
    Salah satu hal yang penting di dalam surat dinas adalah kalimat pembuka surat. Kalimat itu berfungsi sebagai pengantar isi surat yang mengajak pembaca untuk memperhatikan pokok surat. Untuk menyampaikan hal itu, kita dituntut menggunakan bahasa Indonesia yang baik dan benar. Dari hasil penelitian yang dilakukan di Pusat Bahasa Kemdiknas ditemukan pemakaian kalimat pembuka surat di berbagai intansi yang tidak apik, antara lain, sebagai berikut.
    (1) Sehubungan dengan surat Saudara tanggal 22 November 2010, No. 122/ BS. XI/2010 tentang permintaan tenaga pelaksana bakti sosial untuk korban Merapi. Kami ingin menanggapi sebagai berikut.
    (2) Menjawab surat Saudara tanggal 17 Mei 2010, No. 22/BS/VI/2010 tentang pencalonan peserta Seminar Pendidikan Anak Usia Dini, kami beri tahukan bahwa semua peserta yang diusulkan dapat diterima.
    (3) Bersama ini kami beri tahukan bahwa rapat para kepala sekolah Yayasan Bani Saleh dibatalkan karena ruang rapat masih digunakan untuk kegiatan tes prestasi.


  9. Isi surat
    Isi surat adalah bagian surat yang digunakan untuk menyatakan berita atau sesuatu yang ingin dinyatakan dalam surat tersebut (inti atau pokok surat). Bagian isi surat pada surat resmi, biasanya, berisi atau terdiri atas paragraf isi dan paragraf penutup. Namun, pembagian ini tidak bersifat mutlak. Pengirim surat dapat menggabungkan satu bagian dengan bagian yang lain sehingga menjadi sebuah wacana yang dapat dipahami isinya.

  10. Kalimat penutup
    Bagian penutup surat dapat berupa harapan pengirim surat atau ucapkan terima kasih kepada penerima surat. Hingga saat ini masih terdapat kalimat pada bagian penutup surat resmi sebagai berikut.
    (1) Demikian agar Saudara maklum adanya.
    (2) Atas perhatiannya, diucapkan terima kasih.
    (3) Demikian, atas perhatian Bapak, kami haturkan terima kasih,
    .

  11. Nama Jabatan
    Nama jabatan adalah jabatan pengirim surat, contoh: Kepala Sekolah, Bendahara, Ketua Panitia, Kepala Desa, dsb.

  12. Nama dan NIP penanda tangan
    Nama pengirim surat dan NIP (Nomor Induk Pegawai) jika memiliki.

  13. Tembusan
    Tembusan adalah pihak-pihak yang mendapat salinan surat selain yang dialamatkan. " Hanya salinan tidak merubah alamat yang dituju atau alamat penerima ".

  14. Initial
    Inisial disebut juga sandi, yaitu kode pengenal yang berupa singkatan nama pengonsep dan singkatan nama pengetik surat. Inisial ditempatkan pada bagian bawah di sebelah kiri.
    SJ/Rn. Keterangan, "SJ" merupakan singkatan nama pengonsep: "Sarni Jaya" dan "Rn" merupakan singkatan nama pengetik: "Rini".
Itulah bagian-bagian surat yang dapat Anda pahami, bagian-bagian surat tersebut di atas mempunyai fungsi masing-masing. Jadi buatlah surat yang sesuai dengan bagian-bagiannya, jangan membuat surat dengan seenaknya saja, meskipun terkadang penerima surat tidak memahami atau mengetahui bagian-bagian surat yang benar. Karena bagaimana pun kita harus profesional dalam bekerja seperti halnya membuat surat ini. Apalagi kalau sudah menyangkut surat dinas dan masih terdapat kesalahan, sungguh memalukan bukan. Namun semua itu hanyalah proses, jika salah maka cukup belajar dan memperbaikinya agar tidak terdapat kesalahan lagi. Satu hal lagi yang terpenting Ikhlas dalam bekerja. Manusia memang tidak luput dari kesalahan, tetapi jadikan kesalahan itu sebagai pelajaran agar lebih baik lagi.

Jika ada pertanyaan terkait artikel dan konten pada Blog ini, anda dapat meninggalkan komentar atau bisa menghubungi saya melalui Contacts, akan saya balas pertanyaan anda segera mungkin. Terima kasih, Semoga bermanfaat.



Follow Us:


EmoticonEmoticon