Sunday, March 12, 2017

Surat Referensi

Diantara dua contoh surat niaga sebelumnya, masih ada satu contoh lagi yaitu "Surat Referensi".

Langsung saja kita bahas apa itu surat referensi.

A. Pengertian

Surat refensi adalah surat yang dibuat dan dikeluarkan apabila ada sebuah perusahaan yang memerlukan informasi tentang keadaan seseorang baik dia bekas siswa suatu sekolah, bekas karyawan sebuah kantor, nasabah sebuah Bank, atau yang menjadi relasi sebuah perusahaan, karena perusahaan yang meminta keterangan tersebut ingin mengetahui tentang kepribadian yang bersangkutan.

Surat referensi diminta oleh perusahaan karena dia merasa ragu-ragu tentang keadaan seseorang. Dengan demikian perusahaan ingin meyakinkannya, apakah dan bagaimanakah keadaan yang bersangkutan sebenarnya.

Surat referensi harus berisi keterangan yang objektif dan juga bersifat rahasia. Isi surat referensi hanya dapat dibaca oleh perusahaan yang memintanya. Penulis surat referensi tidak boleh memberikan keterangan palsu, baik atau buruknya keadaan yang menjadi objek harus diberikan dengan sebenar-benarnya.

Persamaan surat referensi dengan surat rekomendasi adalah kedua-duanya, dikeluarkan untuk memberikan informasi tentang keadaan seseorang atau calon. Perbedaanya antara lain:
  1. Rekomendasi adalah keterangan yang diberikan semuanya, bersifat baik dan memuji objeknya yang diinformasikan, sedangkan referensi harus menjelaskan yang baik maupun yang buruknya.
  2. Rekomendasi tidak bersifat rahasia karena dapat dibacakan dan dipegang oleh orang yang diinformasikan, sedangkan dalam referensi bersifat rahasia.

B. Kegunaan surat referensi

Kegunaan surat referensi hampir sama dengan rekomendasi, walaupun ada perbedaan pada sifatnya. Adapun kegunaan referensi, antara lain :
  1. Untuk bahan pertimbangan bagi perusahaan-perusahaan yang akan menerima calon pegawai untuk mengetahui latar belakang dari kepribadiannya maka perusahaan tersebut meminta keteranganya langsung kepada instansi atau perusahaan lain, tempat calon pernah sekolah atau bekerja.
  2. Untuk meningkatkan kepercayaan dari pihak perusahaan yang akan memberikan kredit kepada calon debitur maka perusahaan kreditur meminta informasi terlebih dahulu kepada perusahaan lain yang juga relasinya tentang keadaan calon debitur.
  3. Untuk mengetahui keadaan keuangan dari calon debitur maka perusahaan (kreditur) meminta informasi kepada bank tentang keadaan keuangan calon debitur
Walaupun referensi harus berisi keterangan-keterangan yang objektif bukan berarti si pemberi informasi harus ikut bertanggung jawab, jika seandainya kelak si debitur tidak beres dalam pembayarannya. Demikian juga sekolah atau perusahaan yang memberi informasi tentang calon pegawai yang pernah menjadi siswa atau pegawai perusahaan tersebut tidak ikut bertanggung jawab tentang kelakuan calon pegawai itu, kalau dia nanti berkelakuan tidak baik setelah menjadi pegawai di perusahaan yang meminta informasi. Biasanya surat referensi diakhiri dengan kalimat sebagai berikut "Namun walaupun demikian bila kelak terjadi hal-hal yang mengecewakan kami tidak turut bertanggung jawab".


C. Isi surat referensi

Referensi berisi keterangan-keterangan yang tergantung dari macam atau jenis referensinya. Secara garis besarnya referensi berisi :
  1. Keterangan-keterangan yang menyangkut kelakuan atau pribadi orang atau calon selama dia bersekolah atau bekerja pada sekolah atau perusahaan pemberi informasi. Kelakuan atau pribadi yang dijelaskan tentang calon tersebut harus objektif (yang menyangkut segi baiknya maupun segi buruknya).
  2. Berisi keterangan-keterangan yang lengkap tentang prestasi-prestasi yang pernah dicapai calon kegiatan atau aktivitas yang mengharumkan maupun yang merugikan.
  3. Tentang sifat-sifat kejujuran maupun ketidakjujurannya dalam menepati janji terhadap kreditur dalam pembayaran utang atau negosiasi lainnya.
  4. Berisikan tentang keadaan keuangan atau rekening calon nasabah atau calon tersebut dan pembayaran utang-utangnya terhadap Bank.
  5. Apabila calon itu sedang jatuh atau pailit harus dijelaskan juga dengan alasannya mengapa sampai jatuh pailit.

D. Macam-macam surat referensi

Bila dilihat dari kepentingan dan isinya maka macam-macam surat referensi dibagi menjadi:
  1. Surat referensi dagang
  2. Surat referensi dagang adalah surat yang diberikan oleh sebuah perusahaan kepada perusahaan lain yang akan menjadi kreditur tentang keadaan calon debitur atau orang yang pernah menjadi langganan atau relasi dari pemberi informasi.
  3. Surat referensi bank
  4. Surat referensi bank adalah surat yang dikeluarkan oleh bank yang berisi informasi atau keterangan perusahaan yang menjadi nasabahnya atau calon debitur. Keterangan yang diberikan adalah mengenai keadaan keuangan calon debitur yang menjadi nasabah bank tersebut.
  5. Surat referensi jabatan
  6. Surat referensi jabatan adalah surat yang diberikan sekolah atau perusahaan, bekas calon pegawai yang pernah bersekolah atau pernah bekerja di sana. Berisi baik buruknya keadaan calon tersebut.

Di bawah ini ada beberapa penjelasan mengenai proses terjadinya seseorang menggunakan surat referensi.
a) Proses terjadinya referensi dagang dan referensi bank.


Penjelasan gambar :
Aadalah seorang pengusaha atau pedagang yang mengajukan pesanan kepada produsen B dengan meminta pembayaran kredit.
Badalah seorang produsen yang baru pertama kali menerima pesanan dari perusahaan atau pedagang A.
Cadalah seorang produsen atau pengusaha yang sudah lama dikenal oleh pengusaha A dan B. Pengusaha C inilah yang di minta oleh pengusaha B untuk memberikan keterangan atau informasi tentang keadaan calon debiturnya yaitu A. Referensi ini disebut referensi dagang.
Dadalah Bank yang dikenal oleh A dan B karena A membuka rekening pada bank tersebut maka B meminta kepada D untuk memberikan informasi tentang keadaan keuangan A yang menjadi utang piutang A terhadap D.

Keterangan : Bank C maupun D harus memberikan keterangan yang objektif dan bersifat rahasia tentang A tersebut. Domisi atau tempat kedudukan A, B, C, dan D. harus sama pada sebuah kota yang sama umpamanya ketiganya berdomisili di bandung atau sebagainya.

b) Proses terjadinya referensi jabatan.
Aadalah seorang pelamar yang mengajukan lamaran kerja kepada perusahaan B.
Badalah pimpinan perusahaan atau kepala kantor yang menerima surat lamaran kerja dari A.
Cadalah kepala sekolah tempat A pernah sekolah, sampai mendapatkan STTB atau ijazah terakhirnya maka C bila diminta keterangan tentang keadaan A, oleh B, harus menjelaskan pribadi A tersebut yang baiknya maupun sifat yang buruknya, selama dia bersekolah di sekolah tersebut.
Dadalah pimpinan atau kepala bagian personalia sebuah perusahaan yang dikenal oleh B, karena A pernah bekerja pada perusahaan yang dipimpin oleh D. Bila B meminta informasi tentang A, D harus menjelaskan pribadi A dengan jujur selama A menjadi pegawainya, baik cara kerjanya sifat buruk maupun sifat baiknya. Keterangan yang diberikan C dan D harus objektif dan bersifat rahasia.

Itulah pengertian singkat mengenai surat referensi, seperti yang sudah anda lihat di atas surat referensi adalah surat yang bersifat rahasia. Karena berisi informasi tentang keadaan seseorang yang ingin melamar pekerjaan ataupun perusahaan yang menjadi calon debitur. Agar perusahaan yang menerima atau kreditur tidak ragu-ragu lagi.
Untuk contoh dari surat referensi dapat anda klik di bawah ini :

Contoh Surat Referensi

Follow Us:


EmoticonEmoticon